Katalogsystem im Einsatz, ein Erfahrungsbericht

Feierabendgespräch „Katalog-System im Einsatz“

Das TECOM-Feierabendgespräch am 19. Oktober stand ganz im Zeichen von Katalog-Systemen. Geladen hatte dazu die Kaba AG in Wetzikon, die ihr aktuelles Katalog-Projekt zur Präsentation brachte.

Nach einem einstimmenden Apero durfte Marcel Tujetsch von Kaba die Teilnehmer in das Thema des Abends einführen, bevor sie Christoph Kohler von der deutschen TANNER AG auf eine Reise hinter die Kulissen des Projekts mitnahm. TANNER ist spezialisierter Dienstleister für Produktkataloge, Technische Dokumentation und Informationsmanagement und hat die System-Einführung bei Kaba begleitet.

Ausgangssituation und Ziele

Kohler ging in seinem Vortrag zunächst auf die vorgefundene Ausgangssituation und die Ziele des Projekts ein, um anschließend das Lösungsszenario von TANNER vorzustellen.

Die Aufgabenstellung von Kaba bestand darin, die seit etwa zehn Jahren bestehende Lösung zur Katalogerstellung abzulösen. Auslöser dieses Vorhabens war ein Mix aus mehreren Faktoren: So konnten Änderungen am alten System nur durch seinen Hersteller vorgenommen werden, wobei es auf Seiten Kabas fortwährende Kritik an den Support-Leistungen des Herstellers gab. Hinzu kam, dass ausgewiesenes Spezialistenwissen nötig war, mit dem System einen Katalog zu erstellen.

Doch nicht nur diese Mängel galt es, mit einem neuen Katalog-System zu beheben. Daneben wollte Kaba unter anderem die Produktionszyklen für die Neuerstellung und Aktualisierung von Katalogen wesentlich verkürzen sowie die Ausgabemöglichkeiten um CD, Internet und Preislisten erweitern. Schließlich war es erklärtes Ziel, für bestimmte Tätigkeiten eine leichte Koppelung mit dem führenden SAP-System zu realisieren.

Lösungsszenario

Systemseitig schlug TANNER laut Kohler vor, als Katalog-System „Mediando“ und für die Printerzeugung „InBetween“ – beides Systeme der Firma e-pro in den Versionen 3.1 – einzusetzen. Nach einer ausführlichen Projektplanung und der Systeminstallation führte TANNER die Altdatenübernahme des bestehenden deutschen Katalogs in die neue Produktdatenbank nach einem dedizierten Datenmodell durch. Parallel dazu erstellte TANNER ein Vorschlag für ein neues Layout und der Verbesserung der Nutzer-Navigation. Dazu wurde der bestehende Katalog mit Hilfe des methodischen Dreisprungs „Suchen-Finden-Bestellen“ einer Analyse unterzogen.

Ganz im Gegensatz zur rein werblichen Darstellung einer klassischen Success Story beleuchtete Kohler das Projekt für die Teilnehmer des Feierabendgesprächs sehr selbstkritisch. So wies er zum einen darauf hin, dass nicht alle Ziele erreicht werden konnten. Beispielsweise sei der ursprüngliche Zeitplan nicht haltbar gewesen und der derzeitige Status erfordere noch zu viele manuelle Eingriffe in Prozesse, die stärker automatisiert geplant waren. Ursache für die Verzögerungen im Zeitplan waren nicht zuletzt auftretende Probleme mit dem Katalog-System. Erst nach intensiven Bemühungen des Herstellers konnten die System-Fehler behoben werden.

Auf der anderen Seite zeigte sich Marcel Tujetsch sehr zufrieden mit der gelungenen Übernahme der qualitativ schlechten Altdaten und damit, dass das prekäre Ziel erreicht worden sei, innerhalb kurzer Zeit kundenspezifische Kataloge zusammenstellen zu können.

Lessons Learned

Man habe auf TANNER- wie auf Kaba-Seite einiges aus dem Projekt lernen können, so Christoph Kohler. So sei eine Erkenntnis für den Dienstleister, dass vorhandene XML-Daten nicht zwingend konsistent strukturierte Daten sein müssen. Hier könne man im Verlaufe eines Projekts, insbesondere bei der Altdatenübernahme, einige Überraschungen im Hinblick auf die Terminfristen erleben.

Generell zeichne sich ab, dass Katalog-Software immer noch Nischenprodukte seien. Mit dem Eintritt von Global Playern in den Markt für Produkt-Informationsmanagement werde sich hier ein spürbarer Wandel des Marktes vollziehen.

In ihrem Fazit betonten Tujetsch und Kohler einstimmig, dass sich das Projekt, das letztlich innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens blieb, auf jeden Fall gelohnt habe. Nicht zuletzt, so Tujetsch, weil Kaba nun unabhängiger von Dienstleistern sei, die früher für jede kleine Änderung viel Geld gekostet hätten.

Mehr zum Dienstleister TANNER AG: www.tanner.de

Mehr zum Softwarehersteller: www.e-pro.de