Studi-Kolumne: Meetings – wie sollten sie ablaufen?

Kolumne vom 05.04.2021
Text: Cristina Arioli, Werkstudentin, ZHAW: Technische Dokumentation
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Pexels.com, Canva Studio 


Studiert man Technische Dokumentation besucht man schon sehr früh das Fach Projektmanagement. Dabei geht es um das Managen aus der Sicht eines Projektleiters, aber auch um die Theorie des Aufbaus einzelner Projekte, deren Phasen und was alles sonst noch dazu gehört. Besonders wird der Fokus darauf gelegt, dass das Gelernte auch in der Arbeitswelt angewendet werden kann. Ein Aspekt davon ist die Führung eines Meetings. Doch die Theorie und die Arbeitswelt sehen oft sehr verschieden aus. 

Für viele Personen, die bereits jahrelang in der Technischen Dokumentation arbeiten, ist die alltägliche Wichtigkeit von Projektmanagement weniger von Belang. Ein Projekt muss nämlich nicht immer riesengross sein. Es kann auch eine kleine Anpassung in einer Bedienungsanleitung sein oder das Abändern eines Standards. Dabei ist weder ein Projektmanager noch ein Konzept nötig. 

Meetings gibt es jedoch praktisch immer. Normalerweise hat man sogar mehrere täglich. Manchmal kurz, manchmal lang und manchmal finden sie ohne bestimmten Leiter oder jegliche Struktur statt. Denn, sobald sich mehrere Leute bei einem Meeting einigen müssen, kann es kritisch werden. Die eine Person spricht zu viel und gibt das Wort nie ab, die Andere sagt nie etwas und die Dritte verpasst stets den richtigen Moment, um sich zu melden. Die Eine weiss es immer besser als alle anderen und die Zweite ist sofort beleidigt, wenn ihr Vorschlag nicht angenommen wird. Somit gehen viele gute Ideen verloren oder werden erst gar nicht wahrgenommen. Der unstrukturierte Ablauf eines Meetings hat ausserdem zur Folge, dass Diskussionen ihr ursprüngliches Thema verfehlen oder am Ende keine Entscheidung gefällt wird. Schlussendlich reicht die Zeit auch nicht mehr aus und ein weiteres Meeting muss einberufen werden. So kann man ja nicht arbeiten…

Zum Glück muss es aber nicht immer derart ablaufen. Auf Grund meines Wissens aus dem Studium und den Erfahrungen, die ich bereits aus der Arbeitswelt mitnehmen konnte, denke ich, dass das A & O von einem effizienten Meeting die richtige Leitperson ist. Diese ist nicht nur dafür zuständig, dass eine ordentliche Struktur und Organisation besteht, sondern sollte auch einen gewissen Grad an Sozialkompetenz mitbringen. Ihre Aufgabe ist es, alle Teilnehmenden in einem sinnvollen Mass in die Diskussion miteinzubeziehen. Dabei ist es wichtig, die Redseligen bei einer guten Idee bestimmt, aber feinfühlig zu unterbrechen und deren Gedanken als Diskussionspunkt aufzunehmen. Und die Schweigsamen mit gezielten Fragen aus ihrer Reserve zu locken. Wobei die Fragen so gestellt werden müssen, dass das Selbstvertrauen jener Personen gestützt wird. Man wird überrascht, was sich die stillen Teilnehmer für Gedanken machen und was die Gesprächigen damit anfangen können. Zum Schaffen einer ausgeglichenen Teilnahme der Anwesenden ist die führende Person des Meetings ausserdem verantwortlich für das Schlusswort. Für alle Beteiligten sollten die wesentlichen Punkte noch einmal zusammengefasst werden, die daraus ableitenden Aufgaben der einzelnen Teilnehmer klar sein und zudem das weitere Vorgehen besprochen werden. Nicht nur können sich alle daran orientieren was entschieden wurde, sondern jeder wird noch einmal daran erinnert, was seine Aufgabe ist. 

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